Réglements généraux

CHAPITRE I

DISPOSITIONS PRÉLIMINAIRES

1. La présente association sera connue et désignée sous le nom : Association de baseball Chaudière-Ouest (ci-après appelée « ABCO »).

DÉFINITIONS

L’Association est essentiellement un organisme de loisirs, à but non lucratif, œuvrant dans le domaine du baseball amateur.
L’Assemblé générale annuelle est la réunion tenue une fois par année et élit les membres actifs qui formeront le nouveau conseil d’administration pour l’année suivante (ci-après appelée « AGA ») ;
Le Conseil d’administration est les membres élus lors de l’Assemblée générale annuelle l’année précédente (ci-après appelé le « C.A. ») ;
Une libération est une autorisation accordée par l’ABCO afin qu’un joueur résident sur son territoire puisse jouer dans une autre association de baseball. Une fois accordée, la libération a pour effet de convertir le membre actif « libéré » en membre « non actif ». La durée d’une libération va du moment auquel la libération est acceptée par les deux (2) parties jusqu’au jour suivant l’AGA de l’ABCO.

INCORPORATION

3. La présente association s’incorpore en vertu de la Loi 34 des compagnies et institutions financières, 3ième partie.

AUTORITÉ

4. L’ABCO agit en étroite collaboration avec le service des Sports et plein air de la Ville de Lévis qu’elle reconnaît comme seul organisme responsable régissant le baseball dans les districts électoraux #1 (St-Étienne), #2 (St-Nicolas Ouest), #3 (St-Nicolas Est) et #4 (St-Rédempteur), de l’Arrondissement Chaudière-Ouest de la ville de Lévis.

SIÈGE SOCIAL

5. Le siège social de la personne morale est situé à Lévis et est établi à telle adresse que peut déterminer de temps à autre le conseil d’administration.

SCEAU

6. Le sceau de l’association porte mention : Association de baseball Chaudière-Ouest.

CHAMP D’ACTION

7. Le territoire géographique de l’association est déterminé par les districts électoraux #1, #2, #3 et #4 de la ville de Lévis.

BUTS

8. En complémentarité aux lettres patentes de l’organisme, le baseball étant avant tout un sport favorisant le développement physique, intellectuel et social de ceux qui y participent, l’association devra donc prendre toutes les dispositions nécessaires pour que ce sport atteigne ses buts récréatifs, de bien-être et éducationnels.

Afin d’atteindre ce but ultime, l’association devra :

favoriser à tous la pratique du baseball en leur offrant une organisation efficace ;
permettre aux joueurs d’avoir une meilleure participation et une meilleure performance pour accroître leur plaisir et leur satisfaction ;
inculquer aux jeunes l’esprit d’équipe ;
Permettre aux instructeurs, dirigeants, officiels et parents des joueurs une meilleure participation à l’activité des joueurs qu’ils ont sous leur tutelle et s’assurer qu’ils comprennent, acceptent et travaillent tous vers le même but ;
S’assurer que les instructeurs et dirigeants d’équipes aient les qualités d’éducateurs en plus de posséder les connaissances techniques.

BIENS FONDS DE L’ASSOCIATION

9. L’association ne peut disposer de ses biens et fonds que dans les seuls buts pour lesquels elle existe.

CHAPITRE II

MEMBRES

10. Il y a une seule catégorie de membres :

a. les membres actifs ;

MEMBRES ACTIFS

DÉFINITION

11. Pour être membre actif, les conditions suivantes s’appliquent :

être âgé de 17 ans et plus ;

être résident des districts électoraux #1, #2, #3 ou #4 de la ville de Lévis ou de tout autre district de la Ville de Lévis suite à l’approbation du C.A, être responsable soit à titre d’entraîneur, de gérant ou de moniteur d’une équipe de baseball;

Se soumettre aux Règlements et au Protocole d’engagement (Tolérance Zéro).

Remplir au moins un des critères suivants:

être parent de joueur ou être un joueur ayant évolué dans une équipe régie par l’association durant la saison précédant l’assemblée générale ou ayant évolué dans une équipe AA ou féminine de la Zone des Seigneuries mais s’étant inscrit à l’association, avoir été membre du c.a. l’année précédant l’AGA;
Nonobstant le paragraphe C), ne pas avoir été l’objet d’une libération ou, être le parent d’un joueur ayant fait l’objet d’une libération, la saison précédant l’AGA. Aux fins de l’application du présent paragraphe, la saison de baseball débute le lendemain de l’AGA et se termine à la clôture de l’AGA ;
Nonobstant les paragraphes C) et D), avoir été nommé membre actif par une résolution du C.A ;

DÉMISSION

12. Un membre actif peut se retirer de l’association en remettant sa démission, par écrit, au secrétaire qui en fera part au C.A.

SUSPENSION OU EXPULSION

13. Le C.A. peut, par résolution adoptée par les 2/3 de ses membres élus, suspendre ou expulser un membre actif pour infraction sérieuse aux règlements, incluant le Protocole d’engagement (Tolérance Zéro) ou pour inertie, refus répété ou impossibilité d’accepter des responsabilités, ou absences prolongées, même motivées.

Cependant, avant de procéder à l’étude de la conduite d’un membre, le C.A. doit, par lettre transmise par courrier recommandé ou par courriel avec accusé de réception, l’aviser de la date, du lieu et de l’heure de l’audition de son cas, lui faire part succinctement des motifs qui lui sont reprochés et lui donner la possibilité de se faire entendre.

CHAPITRE III

STRUCTURE

14. Pour atteindre ses buts, l’association agit par l’entremise de la structure suivante :

L’assemblée générale ;
Le conseil d’administration ;
Les dirigeants ;
Les comités d’organisation.

L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

DÉFINITION

15. Tel que mentionné au paragraphe 2.1, l’Assemblée générale annuelle se compose et est ouverte uniquement de membres actifs de l’association.

16. L’AGA doit être convoquée dans les soixante (60) jours suivant la fin de l’année financière au siège de l’association, ou tout autre endroit que le C.A. pourra déterminer.

AVIS DE CONVOCATION

17. L’avis de convocation pour toute AGA devra être annoncé à chaque membre actif et affilié de l’association au moins sept (7) jours avant la date de ladite assemblée générale par l’intermédiaire du journal local et/ou par courriel personnel et/ou par outil internet, incluant Facebook et le site web ABCO.

ÉLECTION

18. L’assemblée générale élit parmi les membres actifs présents, un président et un secrétaire d’élection qui ont le droit de vote.

Le président d’élection annonce ensuite qu’il est prêt à recevoir les candidatures. Tout membre actif participant devient candidat à condition d’être proposé et secondé par un autre membre actif. Il est libre d’accepter ou de refuser d’être en lice pour devenir membre du conseil d’administration. S’il y a plus de candidats que de postes ouverts, il y aura votation.

S’il y a vote secret demandé par au moins un membre actif, les bulletins seront ensuite recueillis et le décompte fait, le président d’élection déclarant élus membres du conseil d’administration, les candidats ayant le plus grand nombre de voix.

ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE

19. Les réunions de l’assemblée générale extraordinaire pourront être tenues :

sur convocation du conseil d’administration au jour, heure et lieu qu’il aura déterminés ;
sur requête écrite, adressée au président par dix (10) membres actifs de l’association et dans les vingt-et-un (21) jours de la réception de telle requête, ou par vote majoritaire des membres actifs présents à une assemblée régulière ;
les réunions extraordinaires se tiennent au jour, heure et lieu fixés par le conseil d’administration.

QUORUM

20. Le quorum d’une AGA ou d’une assemblée extraordinaire est constitué, au minimum, de six (6) personnes.

SCRUTIN

21. À toute AGA ou assemblée extraordinaire, les membres actifs en règle seulement ont droit de vote.

Les questions soumises à l’étude de l’assemblée générale sont décidées à la majorité absolue des voix des membres actifs présents.

Le scrutin se prend par vote ouvert ou, si tel est le désir d’au moins un (1) membre actif présent, par vote secret.

JURIDICTION

22. L’assemblée générale a juridiction :

pour délibérer sur les rapports et propositions qui lui sont présentés et décider de leur adoption ou de leur rejet ;
pour élire les membres du conseil d’administration ;
pour nommer le ou les vérificateurs des comptes de l’association dont le rapport sera soumis au conseil d’administration d’abord, et à l’assemblée générale ensuite pour information ;
pour ratifier les règlements généraux de la personne morale et leurs amendements

RESTRICTIONS

23A. L’assemblée extraordinaire ne peut discuter et décider que des questions mentionnées dans l’avis de convocation.

23B. L’AGA peut discuter et décider des items mentionnés à l’ordre du jour, et peut aussi soumettre des sujets d’études au conseil d’administration.

Ordre du jour

Ouverture de l’assemblée
Élection du Président d’élection
Rapport et adoption de l’Ordre du jour
Présentation des états financiers
Modifications aux Règlements généraux
Dissolution du Conseil d’administration
Élection du nouveau Conseil d’administration
Varia
Levée de l’assemblée

LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

COMPOSITION

24. Le conseil d’administration se compose d’un minimum de cinq (5) personnes et d’un maximum de vingt (20) personnes élues par l’assemblée générale lors de la réunion annuelle. Advenant le cas où les postes ne pourraient être comblés lors de la réunion, les personnes élues verront à combler les postes vacants.

À l’assemblée générale annuelle les personnes sont élues aux postes suivants : président(e), vice-président(e), secrétaire, trésorier, registraire, directeur technique, directeur pour chacun des niveaux (RallyeCap, 7U, 9U, 11U, 13U, 15U, 18U, Féminin et Junior), un directeur des équipements et un directeur des arbitres et marqueurs, un directeur des communications et un responsable des évènements spéciaux et commandites, pour un maximum de vingt (20) personnes.

Les membres du conseil d’administration doivent être membres actifs ou membres mineurs participants de l’association.

TERME D’OFFICE

25. Chaque membre du conseil d’administration est élu pour un terme de un (1) an et il est rééligible. Pour un souci de continuité, un minimum de quatre (4) dirigeants doit avoir un mandat pour l’année suivante : L’élection du président et du trésorier aura lieu aux années pairs; l’élection du vice-président et du registraire aura lieu aux années impairs.

ÉCHÉANCE

26. Cesse de faire partie du conseil d’administration et d’occuper sa fonction, tout membre :

qui offre sa démission à ses collègues dès que ceux-ci l’acceptent par résolution ;
qui a fait l’objet d’une résolution adoptée lors d’une assemblée générale extraordinaire ordonnant sa destitution ; - qui perd son statut de membre actif.

VACANCES

27. S’il survient des vacances dans le conseil d’administration, les directeurs qui restent peuvent remplir le ou les postes vacants pour le reste du terme d’office, en nommant tout membre actif.

RÉUNION DE CONSEIL D’ADMINISTRATION

28 Le(la) président(e) peut en tout temps convoquer une réunion du conseil d’administration. Cependant le conseil se réunit au moins cinq (5) fois par année administrative.

Le quorum de toute réunion du conseil d’administration est de 50% plus un administrateurs.

Chaque administrateur n’a droit qu’à un seul vote qu’il doit exercer personnellement.

Les délibérations du conseil d’administration doivent être secrètes lorsqu’il s’agit de préserver la réputation d’un membre actif ou d’un employé de l’association.

Lorsque le conseil d’administration vote, la majorité est établie à 50+1 des présences à la réunion. En cas d’égalité, le président vote pour trancher.

POUVOIRS GÉNÉRAUX

29. Le conseil d’administration exerce les pouvoirs généraux suivants :

administre les affaires de l’association ;
voit à la mise en pratique des décisions de l’assemblée générale ;
exerce les pouvoirs et accomplit les actes prévus par les présentes ;
nomme, parmi ses membres, les dirigeants de l’association ;
détermine la politique générale de l’association ;
fait chaque année, à l’assemblée générale, un rapport exact de toutes ses activités, de ses opérations financières et fait part de ses projets ;
il doit faire approuver par les membres actifs à une assemblée extraordinaire, toute décision engageant les fonds de l’association pour une période dépassant son mandat ;
il exerce tous les autres pouvoirs qui lui sont conférés en vertu de la Loi sur les compagnies et des règlements de la personne morale.

LES DIRIGEANTS

COMPOSITION

30. Les dirigeants du conseil d’administration sont : un(e) président(e), un(e) vice-président(e), un(e) secrétaire ou secrétaire-trésorier, un(e) registraire et des directeurs.

RESPONSABILITÉS

31A.Le président

Préside les réunions et dirige les délibérations de l’assemblée générale et du conseil d’administration.

Il fait partie ex-officio de tous les comités et possède un vote prépondérant, le cas échéant.

Il remplit également toutes les autres fonctions prévues par le règlement et signe tous les procès-verbaux ainsi que tous les chèques et autres effets de commerce de l’association.

31B.Le vice-président

Possède les mêmes pouvoirs et exerce les mêmes prérogatives que le président lorsque ce dernier est incapable d'agir ou est dans l’incapacité d’intervenir.

31C. Le secrétaire

Fait la correspondance officielle, rédige les procès-verbaux de toutes les réunions de l'assemblée générale et du conseil d’administration, met à jour les informations aux REQ (Registre des Entreprises du Québec) et envoie les documents pour la subvention aux organismes sportives de la Ville de Lévis et il doit les contresigner.

À l’expiration de son mandat d’office, il doit remettre au président tous les documents et autres effets appartenant à l’association et dont il a la garde.

31D.Le trésorier

Il tient une comptabilité approuvée par le conseil d’administration ;
Il prépare chaque année les états financiers ;
Il prépare le budget à soumettre annuellement au conseil d’administration ;
Il dépose les deniers de l’association dans une ou plusieurs banques déterminées par le conseil d’administration ;
Il doit produire un rapport financier qu’il présentera à chaque réunion du CA ;
Il signe, avec le président ou vice-président ou autre dirigeant désigné, tous les chèques et autres effets de commerce.

31E.Le registraire

Il tient à jour la liste des membres participants et voit à contrôler leur éligibilité dans chacune des catégories et rend disponible les cahiers d’équipe avant le début de la saison régulière.

31F.

Deux (2) membres de la même famille ou toute autre relation qui pourrait engendrer un conflit d’intérêt, ne peuvent être signataires conjointement d’effets de l’association.

31G.

Tous les membres du conseil d’administration doivent faire preuve de loyauté envers l’ABCO. Par conséquent, les membres du c.a. ne peuvent envoyer leur enfant de jouer au baseball dans une autre association sans l’autorisation du c.a. (50+1), sous peine de renvoi immédiat.

LES COMITÉS D’ORGANISATION

LES COMITÉS

32. Est désigné par ce nom tout organisme crée par l’association et chargé par elle de prendre charge d’un mandat précis.

RAPPORTS

33. Un rapport de leurs activités doit être présenté obligatoirement chaque année à l’assemblée générale annuelle et aussi souvent que désiré par le conseil d’administration.

CHAPITRE IV

FRAIS

FRAIS DE DÉPLACEMENT

34. Toute personne mandatée par le conseil d’administration pour effectuer des déplacements dans l’exercice de ses fonctions, sera remboursé pour les frais encourus.

Le taux sera établi annuellement selon la tarification de la Fédération de baseball amateur du Québec.

Taux : ce montant sera exprimé en sous par km.

Une allocation de fonction au montant de 500$ annuellement sera versée au président du conseil d’administration en lieu et place des frais de déplacements dans la région de Québec.

De plus, une somme de 1000$ maximum sera réservée au budget pour tous les autres membres du conseil d’administration pour les frais de déplacements encourus dans la région de Québec sur présentation de preuves justificatives.

CHAPITRE V

LA RÉGIE INTERNE

EXERCICE FINANCIER

35. L’exercice financier de l’association se termine le 30 septembre de chaque année.

CHAPITRE VI

DOCUMENTS OFFICIELS

36. Les documents officiels nécessitant la signature de l’association, sauf la correspondance, doivent être signés par le président et le secrétaire, à moins qu’une ou plusieurs personnes en soient en leur lieu et place nommément chargées par la résolution du conseil d'administration.

ABROGATION ET MODIFICATION DES RÈGLEMENTS

37. Le conseil d’administration peut, dans les limites permises par la Loi sur les compagnies, amender les règlements de la personne morale, les abroger ou en adopter de nouveaux et ces amendements, cette abrogation et ces nouveaux règlements sont en vigueur dès leur adoption par le C.A. et ils le demeurent jusqu’à la prochaine assemblée annuelle de la personne morale où ils doivent être ratifiés pour continuer d’être en vigueur, à moins que dans l’intervalle, ils aient été ratifiés lors d’une assemblée extraordinaire convoquée à cette fin.

TEXTE

38. Le texte des modifications devra être inclus dans l’avis de convocation des AGA et/ou assemblées générales extraordinaires convoquées pour les fins de l’article précédent.

DISSOLUTION

39. Les biens et fonds de l’Association, si elle vient à se dissoudre, seront remis à un organisme à but non lucratif lié au baseball, nommé par l’AGA, et le conseil d’administration sortant est chargé de compléter la dissolution.